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Astuce du jour : les 14 ingrédients pour organiser et réussir un évènement ! 1/2
Nos Classements Ecrit par kouadio@djela.ci Ecrit le 20 Sep 2021 à 18:32 et mis à jour le 21 Sep 2021 à 17:11

Astuce du jour : les 14 ingrédients pour organiser et réussir un évènement ! 1/2

   

   Ces dernières années les évènements festifs, culturels et touristiques prennent de plus en plus d’ampleur en Côte d’Ivoire. Cependant, bon nombre de ces évènements deviennent de véritable casse-tête chinois pour les organisateurs. Dans cet article ‘’astuce du jour’’, nous allons vous montrer 14 techniques simples et efficaces pour réaliser un bon évènement, bien fait qui va ravir organisateurs et festivaliers.

Avant l’évènement

1- Avoir une idée originale

   L’idée d’un évènement doit être originale et pouvoir en dégager des objectifs clairs. Elle doit répondre à une problématique dans la société, ou dans votre environnement immédiat. Cet évènement doit permettre aux festivaliers d’acquérir de nouvelles connaissances ou expériences.

2- Former les équipes de travail

   Formez une équipe responsable de l’événement et rédigez un plan détaillé. Identifiez les personnes de contact locales et attribuez les rôles aux membres de votre équipe. Briefez-les régulièrement, par exemple en organisant des réunions. Faites un retro-planning avec toutes les informations relatives à l’événement (agenda, organisation de la journée, personne de contact pour le lieu de l’événement, les renseignements sur des éventuels intervenants,) de sorte que chaque membre de l’équipe d’organisation ait toutes les informations essentielles à sa portée.

3- Identifier sa cible

   Après avoir déterminé de façon claire les objectifs à atteindre, il faut maintenant identifier la cible à laquelle nous souhaitons transmettre le message. Il s’agit des personnes que vous souhaitez recevoir à votre événement. Si vous ne savez pas comment cibler les participants idéaux pour votre événement, relisez vos objectifs et les réponses devront être plus claires ! À qui souhaitez-vous transmettre cette connaissance ? Faire découvrir ce produit ? Partager votre amour de la cuisine ? Cette phase est primordiale. Après avoir déterminé la cible, vous devrez délimiter le nombre de personnes à inviter et les moyens de les convaincre de participer à l’événement ?

4- Choisir le bon moment

   Trouver le moment opportun pour organiser votre évènement est primordial. La première chose à faire avant de fixer une date, est de vérifier s’il y a un événement de la même ampleur ou portant sur un thème similaire (à celui de votre événement) à la même période que le vôtre. Si deux événements semblables ont lieu au même moment, les personnes ciblées seront forcément les mêmes et devront faire un choix entre les deux. Alors, au lieu de se battre pour faire venir plus de monde que la concurrence, il vaut mieux fixer une autre date que la leur.  De plus, la période choisie doit convenir au temps libre de votre public cible. Par exemple si vous organisez un atelier pour écolier, il n’est pas judicieux de fixer sa tenue pendant les périodes de cours.

5- Budgétisez votre évènement

  Les dépenses à effectuer doivent être prévues bien à l’avance. La prévision de ces dépenses permettra de connaître clairement le montant à investir pour l’organisation de l’événement. Pour avoir une ligne budgétaire parfaitement établie, il vous faudra répondre à 3 principales préoccupations:

   *La première est la méthode d’établissement de ce budget,

   *La seconde est la division des parts budgétaires par actions à mener,

   *La troisième est le plan de secours au cas où les dépenses dépassent le budget fixé.

  En ce qui concerne les méthodes d’établissement de budget, vous pouvez opter soit pour une méthode professionnelle ou une méthode plus simple comme un tableur. Il faudra ensuite subdiviser le budget en part de travail. Enfin, prévoyez toujours une issue de secours, au cas où les choses ne se passent pas comme prévu. Des solutions telles que les partenariats, les sponsorings ou la vente de billets d’entrée peuvent diminuer vos frais.

6- Prévoir des ‘’plans B’’

   « Aucune œuvre humaine n’étant parfaite », toujours prévoir une marge d’erreur sur l’organisation de vos évènements afin d’éviter la désagréable surprise du « évènement annulé ou reporté ». Il faut toujours préparer une alternative si le premier choix ne marche pas.

7- Invitation

   Envoyez vos invitations ou un « save the date » aussi vite que possible pour que vos invités soient prévenus suffisamment à l’avance. - Privilégiez une forme simple et explicite pour vos invitations. L’indication d’une adresse mail pour que vos invités puissent répondre à l’invitation reste la forme la plus simple de s’assurer des retours. - Indiquez la date maximum à laquelle vous voulez avoir reçu une réponse ainsi qu’une adresse mail ou un numéro de téléphone. - Si nécessaire, envoyez un rappel à quelques jours de l’événement. N’oubliez pas de passer par votre site internet et votre newsletter pour promouvoir votre événement. Il est aussi de plus en plus courant aujourd’hui pour les gros événements de créer un site internet qui leur est destiné. Il peut très bien s’agir d’une page sur votre site internet.

   A suivre, la suite de votre astuce dans les prochains jour….

Denise koua

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