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Astuce du jour : les 14 ingrédients pour organiser et réussir un évènement ! 2/2
Nos Classements Ecrit par kouadio@djela.ci Ecrit le 24 Sep 2021 à 12:04 et mis à jour le 24 Sep 2021 à 12:14

Astuce du jour : les 14 ingrédients pour organiser et réussir un évènement ! 2/2

   C’est le mot “réussite” que chaque professionnel veut entendre après avoir fourni tous les efforts au cours d’une production événementielle. Mais pour atteindre cette satisfaction, il ne suffit pas seulement d’une bonne planification en amont, il faut aussi des techniques et disposition pratique à tenir le jour de l’évènement et après l’évènement. Dans la suite de votre ‘’Astuce du jour’’ 07 autres techniques sont livrées (pendant et après l’évènement) pour garantir la réussite totale de votre organisation événementielle.

Pendant l’évènement

1- Accueil

   Soyez accueillant. Il faut prévoir quelqu’un qui s’occupera d’accueillir les invités, et de les orienter sur le lieu de l’évènement. Assignez suffisamment de personnes au bureau d’inscriptions, afin de non seulement faire éviter à vos invités les files d’attente, mais également qu’ils puissent avoir facilement des réponses à leurs éventuelles questions.

2- Matériel technique

   Le premier obstacle à la tenue d’un évènement, c’est le matériel technique. Un appareil qui ne marche pas, c’est toute l’organisation de l’évènement qui peut être plombée voir l’annulation de l’évent. Avant l’ouverture des festivités, organisez et contrôlez le matériel technique, Ex : vidéos, rétroprojecteurs, ordinateurs, sonorisation… sur le lieu de l’évènement, Vérifiez que vous avez tous les câbles de connexion, les prises nécessaires, des adaptateurs. Assurez-vous de l’ajustement de la température et de la luminosité (si vous l’évènement à lieu dans une salle).

3- Faire un live streaming

   Faite découvrir l’événement aux personnes n’ayant pu effectuer le déplacement, à travers une retransmission en directe sur les plateformes des réseaux sociaux. Cette technique permet également d’inciter les personnes réticentes à effectuer le déplacement.

4- Médias

   En cas de présence médiatique, assurez-vous qu’ils soient pris en charge de manière convenable. Pour ce faire, designer un point focal qui sera en charge présenter les journalises aux personnes qui seront interviewées, et de donner à ces derniers, toutes les indications nécessaires à la bonne tenue de l’interview.

5- Questionnaire de satisfaction

   Le questionnaire de satisfaction permettra de prendre les avis des festivaliers. Il doit être administré au moment de l’évènement ou par mail après l’évènement. Faire cette évaluation le jour même permet une objectivité de la part des invités, qui sont encore dans l’ambiance de votre événement. Il est également intéressant de prévoir une sorte d’urne ou un lieu précis, où les participants pourront déposer le formulaire une fois rempli. Cette initiative permettra de déceler les points à améliorer lors d’un prochain événement, et de connaitre les facteurs ayant contribué à la satisfaction de vos invités. Assurez-vous cependant de prévoir du temps et des moyens humains pour exploiter les résultats, et vous assurer de leur pertinence par rapport au nombre de répondants.

Après l’évènement

6- Faire le suivi

   Téléchargez et relayez tous les documents pertinents relatifs à l’événement sur votre site internet, ou sur les pages des réseaux sociaux (les présentations, photos, articles…). Chargez-vous de régler tous les frais et d’envoyer des lettres de remerciements à tous les participants et invités. Envoyez des photos de l’événement aux journalistes présents, mais également à ceux n’ayant pu effectuer le déplacement. Préparez une newsletter post-événement.

7- Réunion d’évaluation

   Organisez une session de débriefing avec les organisateurs, dans l’optique de faire un bilan, et de mettre en exergue les facteurs à améliorer pour la prochaine édition. Analysez les questionnaires de feedback que vous aviez proposé à vos invités lors de l’événement ou bien envoyez-leur un formulaire de feedback par mail (prière de reformuler la phrase précédente. Attention à une répétition avec la partie sur questionnaire de satisfaction). (Ne pas attendre longtemps, afin d’éviter d’avoir un taux de réponses faible).

   Ces techniques suivies à la lettre, contribueront fortement à la réussite de vos événements, et vous en sortirez tous satisfait !

 

    Denise Kouadio

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